Laurean liiketalouden opiskelijat asettuivat pelinkehitystiimeissä tuottajan rooliin Capital Region Game Projectissa syksyllä 2019. Tuttavallisemmin CRGP toteutetaan jo toista kertaa yhteiskurssina Metropolian, Haaga-Helian, Laurean, Stadin ammattiopiston sekä Amiedun kanssa. Blogien kirjoittajat Annamaija, Heikki, Henni ja Lauri kertovat syksyn aikana kertyneistä kokemuksistaan toimiessaan tuottajana.
Kirjoittaja: Annamaija
Etänä työskennellessä monet asiat voivat jäädä huomioimatta ja käsittelemättä, jollei niitä tiedosta ja aktiivisesti havainnoi. Ajan koetaan olevan rajallista, joten turhan usein pidettävät palaverit ilman oikeita käsiteltäviä asioita koetaan ajan haaskuuksi. Mihin tahansa viestintävälineisiin tiimeissä ikinä päädytäänkin, kaikkiin haasteisiin ja ongelmatilanteisiin on olemassa yksi yksinkertainen ratkaisu: puhu, puhu, puhu!
Aiemmassa blogissani Etätyöskentely = vapaus? mainittiin pehmeät taidot, joita ovat esimerkiksi hyvä itsekuri, kyky oppia ja motivoida itseään, vuorovaikutustaidot ja itseohjautuvuus. Nämä taidot ovat edellytyksiä onnistuneelle etätyöskentelylle tiimiläisen tai työntekijän osalta. Totesin myös, että oli ihminen etänä tai läsnä, niin ihmisten johtamiselle tulee löytää aikaa. Tässä blogissa hyppään jälleen pelituottajan saappaisiin ja avaan hieman millaisia asioita voi ja kannattaa pohtia siellä etätyöskentelyn sallivassa päässä.
Miten sinulla menee?
Kuvittele, että sinulla olisi tiimi, jonka jäseniä näkisit kasvotusten maksimissaan muutaman tunnin ajan viikossa, ja tiimiläisiä on vaikkapa keskimäärin seitsemän henkilöä. Olette tiiminä sopineet, että etätyöskentely on täysin ok. Jokainen elää omalla aikataulullansa elämäänsä; on töitä, harrastukset ja muutkin opinnot. Millä tavalla pitäisi pitää yhteyttä jokaiseen?
Kannattaa ehdottomasti panostaa ja käyttää aikaa tiimiytymiseen heti yhteistä projektia aloittaessa. Kun omiin tiimiläisiinsä tutustuu ja on kiinnostunut heistä aidosti, on huomattavasti luontevampaa kysyä heidän kuulumisiaan ja tuntemuksiansa. On tutkittu, että ihminen on tyytyväinen, kun henkilön itsearvostus on kohdillaan. Itsearvostukseen vaikuttavia tekijöitä ovat mm. fyysinen ja emotionaalinen turvallisuus. Eli työnteon puitteiden tulee olla kunnossa ja johtajan tai tiimiläisten suunnalta ei koeta olevan uhkia käytöksen tai sanomisten muodossa. Jos kokee olevansa osa tiimiä ja ymmärtää oman tärkeän panoksensa kokonaisuuden kannalta, tämä lisää myös yhteenkuuluvuuden tunnetta ja vastaa sosiaalisuuden tarpeeseen. Päämäärien saavuttamisella voi kokea onnistumisen elämyksiä, mikä vastaa ihmisen tarpeeseen saavuttaa elämässä asioita. (2, 3)
Ovatko peruspilarit kunnossa?
Tiiminvetäjän täytyy siis pysähtyä jokaisen yksilön kohdalla, ja selvittää monta asiaa. Onko osaaminen ja motivaatio tehtävän vaatimusten tasalla? Mihin tarvitaan tukea, jos tarvitaan? Kuinka mahdollistaa yksilön henkilökohtainen menestyminen projektissa? Mitkä ovat niitä keinoja, joilla voidaan edistää toisen työn arvostamista? Vain avoimella ja rehellisellä kommunikaatiolla puolin ja toisin voidaan saavuttaa tilanne, jossa kummatkin osapuolet voivat voittaa ja löydetään paras mahdollinen tapa etenemiselle.
Tuottajan on pidettävä monta lankaa käsissään
Pelituottaja on roolina erittäin haastava aloittelevalle opiskelijalle. Jokaisella pelitiimillä ja game leadilla on ilmennyt olevan hyvin yksilölliset tarpeet, johon tuottajalle on ollut käyttöä. Tehtäviin voi kuulua mitä tahansa; juoksevat toimistotyöt, ohjelmistojen käyttölisenssien selvittäminen, viestintä ja tiedottaminen tiimin jäsenille sekä sidosryhmille, muistioiden kirjoittaminen, projektinhallinta, markkinointi- tai ansaintamallien suunnittelu.
Tavoitteiden määrittäminen
Valmiin tuotteen määrittäminen (definition of done)
Henkilönä, jolla ei ole alalta aiempaa kokemusta, kokonaisuuden ja yksittäisiin työtehtäviin kuluvaa aikaa on mahdoton arvailla. Ensimmäistä projektisuunnitelmaa laatiessa oli tehty jo ensimmäinen definition of done, eli määritelmä valmiille pelille. Se kuulosti jotakuinkin tältä: ”Pelattava demo, jossa mahdollisimman vähän bugeja. Tasalaatuinen kokonaisuus.” Projekti jaettiin kymmenille työkorteille HacknPlan-projektinhallintaohjelmaan ja deadlinet sekä vastuualueet pistettiin paikoillensa. Onnekseni tiimissäni oli jo riittävän kokeneita tekijöitä, jotta alustava suunnitelma saatiin varsin kivuttomasti kasaan. Viimeisille viikoille jätettiin hyvin aikaa pelin ja koodin hiomiselle sekä testaamiselle. Tavoitteet ovat tärkeää asettaa mahdollisimman realistisiksi ja mahdollisiksi toteuttaa. Esimerkiksi jos yhtäkkiä saa vastuualueekseen jotain, josta on kokemusta ehkä korkeintaan teoriassa ja kaikki täytyisi aloittaa alusta alkaen opiskellen, liian iso haastekerroin voi tappaa motivaation tekemiseen täysin. Osaamisen tunnistaminen ja avun tarjoaminen tai järjestäminen ovat siinä vaiheessa ainoa asia mitä voi tuottajana tehdä.
Kuinka paljon vastuu painaa kullekin?
Tiimiläisten vahvuuksien ja heikkouksien tunnistaminen auttaa moneenkin asiaan ennalta varautuessa. Tehtäviä ja vastuuta voidaan jakaa onnistuneesti, kun tiedetään, minkä verran kukin on kykenevä ottamaan harteillensa. Vastuut tulee määrittää riittävän tarkasti, jotta esimerkiksi poikkeustilanteissa tiedetään heti, kuinka asiassa edetään, kenelle kuuluu vastuu ja kuinka asia selvitetään. Hoitaako esimerkiksi jokainen työn alla olevan pottinsa itse haasteineen tai ottaako yhteyttä tekniseen tukeen tai muihin henkilöihin, jotka mahdollisesti osaisivat auttaa?
Toisaalta, ilokseni olen havainnut, että on paljon henkilöitä, jotka mielellään oppivat uutta aihealueen ulkopuoleltakin. Tämäkin kannattaa käyttää hyödyksi, ja jakaa mahdollisuuksien mukaan omaa osaamistaan kiinnostuneille. Tässä projektissa haastavin tekijä on ehdottomasti kolmen kuukauden aikaraja, joka todennäköisesti syö lopputuotteelta, eli pelidemolta ominaisuuksia, jos tavoitteet ovat asetettu liian kunnianhimoisiksi.
Ei sovi unohtaa itsensä ja tiimin jäsenten palkitsemista!
Projektit eivät suinkaan aina ole ainoastaan pelkkiä haasteita ja kapuloita rattaissa. On myös tiimejä, jotka toimivat yhteen kuin rasvattu koneisto ja hetkiä kun kaikki sujuu kuin tanssi! Hyvässä flow’ssa on myös hyvä pysähtyä, sanoa kiitoksia sekä liputtaa hienoja suorituksia ääneen. Eikä pidä unohtaa palkitsemista. Palaveripullat tai perjantaisuklaat piristävät mieltä kummasti. Hyviä etätiimien jäsenten palkitsemisideoita otetaan ilomielin vastaan!
”Mitä silmät ei nää…”
Etäjohtamisen haasteet
Yhteisissä päivittäisissä ja viikoittaisissa palavereissa kaikki voi vaikuttaa olevan päältä päin oikein hienosti. On myös paljon asioita, joita on hankalaa tai jopa mahdotonta huomata, jos viestintä tapahtuu ainoastaan digitaalisten välineiden kautta, eikä kyseisiä asioita säännöllisesti havainnoida:
- Millaista tiiminvetäjän toiminta ja toimintakulttuuri tiimissä on?
- Tunnistetaanko ja osataanko käytössä olevia prosesseja käyttää tarkoituksenmukaisesti?
- Käyttäydytäänkö toisia tiimiläisiä kohtaan arvostavasti ja kunnioittavasti?
- Minkälainen ilmapiiri ja minkälaisia asenteita tiimissä on?
- Kulkeeko tiimissä huhuja, joilla ei välttämättä ole minkäänlaista perää?
Poissaolojen yhtäkkinen lisääntyminen ja säntillisen ihmisen useista deadlineista lipsuminen ovat merkki siitä, että kannattaa pitää kahdenkeskeinen keskustelu henkilön jaksamisesta ja kuormituksesta.
Oma henkilökohtainen havaintoni työelämästä on, että liian usein vähätellään tai kaunistellaan totuutta, koska pelätään mitä vaikutuksia toden puhumisella on.
Työ- ja vapaa-ajan rajan hämärtyminen – etätyö edes kotona tehtynä ei tarkoita sitä, että työtä täytyy tehdä 8 tuntia putkeen. Tiimissä voidaan myös sopia mihin kellonaikaan on sopivaa vielä viestitellä, ja rauhoitetaanko esimerkiksi viikonloput täysin lepäämiselle ja omalle ajalle.
Muista tauot sekä syödä hyvin, niin jaksat paremmin! Työmatkoihin käyttämättömät tunnit voi käyttää hyvin esimerkiksi palauttavaan liikuntaan tai hyvien ystävien tapaamiseen.
Jos olet sairas, niin sinulla on oikeus sairastaa siinä missä kenellä tahansa muullakin.
Tiimin ilmapiirin tai kahden henkilön henkilökemioiden yhteensopimattomuuden aistiminen voi olla hankalaa, jollei suoranaisia riitoja ole jo havaittavissa esimerkiksi yhteisissä palavereissa. Ristiriidat voivat ilmentyä esimerkiksi sanallisena piikittelynä, työtehtävien laiminlyöntinä ja tahallisena työkaverin kuormittamisella sekä jopa suoranaisena sabotointina.
Päihdeongelmaa voi olla haastava havaita jopa kasvotusten, mutta vielä vaikeampaa, jos henkilö työskentelee etänä. Työkyvyn ylläpitämiseksi laadittu varhaisen välittämisen malli ja eri avun tarjoamisen mahdollisuudet saattavat jäädä täysin käymättä läpi ja hän voi jäädä täysin vaille apua (4).
Jos käytös muuttuu yhtäkkiä esimerkiksi tehokkaasta suorittajasta passiiviseksi, kannattaa yrittää selvittää mistä se johtuu. Käytä faktoja keskustelun tukena, ja puutu ainoastaan toistuviin tapoihin. Muutosvastaisuuskin voi johtua niinkin yksinkertaisesta syystä, että ei ymmärretä kokonaiskuvaa, miksi toimivia vanhoja tapoja mennään muuttamaan.
Hiljainen tieto ja heikot signaalit
Heikot signaalit ovat ihmisen toimintaa ohjaavia tuntemuksia, jotka nousevat hiljaisesta tiedosta ja niitä on vaikea pukea sanoiksi. Työssä käyvät tietävät, että on olemassa kirjoittamattomia hyväksi havaittuja (ja valitettavasti myös niitä huonojakin) käytäntöjä, jotka kulkevat suusta suuhun. Työpaikan pelisäännöt ja kahvikassan maksut voivat lukeutua hiljaiseen tietoon, mutta mitä ovatkaan heikot signaalit? (2)
Heikot signaalit ovat asioita, joiden olemassaolo kannattaa tiedostaa. Ne ovat esimerkiksi kahvikuppikeskusteluissa esille nousevia keskustelujen aiheita, joita mietitään ääneen – kuinka asioita voisi tehdä paremmin? Tarve kehittää ja kehittyä nousee monella tiimissä turhautumisesta, ja siitä kun asiat tehdään ”vaikeimman kautta”. Tuolloin kannattaa olla myös erityisen korvat höröllä silloin kuin ärräpäät lentelevät, eikä mikään tunnu toimivan. Tosin rennossa tilanteessa on helpompi pukea sanansa järkevään muotoon, ja vapaa assosiaatio ei heikenny päätä puristavan vanteen vuoksi. Heikot signaalit saavat merkitykset niistä yhä uudelleen puhuttaessa.
Kuvalähteet vasemmalta oikealle, valokuvat: 1) fauxels, pexels.com, 2) fauxels, pexel.com 3) fauxels, pexels.com graafiset elementit Openicons, pixabay.com ja Felipe, 95C, pixabay.com.
Jos toimintaa ja tekemisen tapoja halutaan lähteä kehittämään yhdessä, aloitetaan tekemällä tilannekatsaus. Sen tarkoituksena on mitata kehitettävän asian todellinen tila ja kehittämistarpeet. Sen jälkeen, kun asia on määritelty niin, että kaikki ymmärtävät sen samalla tavalla, muodostetaan yhteinen tavoite ja päätetään käytännön toimenpiteet. (2)
Tavoitetta aletaan toteuttaa yhteistyössä, ja opitaan tekemällä. Toimenpiteitä jatkojalostetaan, ja jatkuvaa keskustelua ylläpitämällä jatketaan tiedon jakamista sekä kehitystyötä. Käytännössä käsitteet mallinnetaan ohjeiksi, säännöiksi, kuvioiksi ja kaavioiksi. Niistä voidaan laatia uusi toimintastrategia, joka voidaan lopulta ottaa käytäntöön. Kun kehitettäviin asioihin reagoidaan ja ne toimeenpannaan nopeasti, se antaa kuvan siitä, että mielipiteillä on väliä ja niitä kuunnellaan. Tämäkin voi pitää motivaatiota yllä omaa työtä kohtaan. (2)
On sanomattakin selvää, että sujuva työ ja työympäristö vaikuttavat tuottavuuteen ja jopa yrityksen kannattavuuteen. Sitoutunut ja ennakoiva tiimin jäsen voi olla korvaamattoman arvokas! Mahdollistetaan sosialisaatio! Höpöttely on hyväksi ihmiselle ja yritykselle!
Lähteet:
- CRGP 2019: ETÄTYÖSKENTELY = VAPAUS? Julkaistu 5.12.2019
- Kesti, M. 2013. Hiljaiset signaalit esimiestyössä. Sastamala: Vammalan Kirjapaino Oy.
- Vilkman, U. Etäjohtaminen – Tulosta joustavalla työllä. 2016. Alma Talent Oy ja Ulla Vilkman.
- Työterveyslaitos – Työkyvyn varhainen tuki , aukeaa ttl.fi -sivulle