Luovan tiimin johtaminen on antoisaa ja mielenkiintoista, joskin välillä myös yllätyksellistä ja haastavaa. Toimiva tiimi pystyy yhdessä lähestulkoon ihmeisiin. Se edellyttää vahvaa yhdessä tekemisen kulttuuria sekä yhdessä sovittuja pelisääntöjä ja tässä tuottajalla on avainrooli.
Jotta projekti lähtee hyvin alkuun, ensimetreillä kannattaa pistää muutama asia kuntoon. Tiimiyttäminen ja tiimisopimus ovat yhteistyön pohja, viestintäinfra varmistaa sujuvan projektiviestinnän ja projektisuunnitelma sekä Definition of Done -workshop puolestaan antavat tekemiselle yhteisen päämäärän.
Tiimiyttäminen alkaa tutustumisella
Kun aikaa on neljä kuukautta ja lopputuloksena pitäisi olla valmis pelidemo, on tärkeää saada tiimi nopeasti tutuiksi toistensa kanssa. Siksi jo toisena päivänä tiimeille ohjattiin tutustumistyöpaja. Työpaja aloitettiin Patrick Lencionin 5 dysfunctions of a Team -kirjasta lainatulla tutustumisen kysymyspatterilla:
- Mistä olet kotoisin?
- Montako sisarusta sinulla on?
- Mitkä ovat suosikkiharrastuksesi?
- Mikä oli lapsuusajan suurin haasteesi?
- Mikä oli ensimmäinen työpaikkasi?
Kysymykset eivät tarkoituksella liity käsillä olevaan työhön mitenkään, vaan niiden tehtävä on tuoda jokaisesta erilaisia inhimillisiä ja uniikkeja piirteitä esiin. Mitä paremmin tunnemme toisemme, sitä empaattisempia olemme ja sitä vähemmän ryhmässä esiintyy esimerkiksi kiusaamista.
Toisessa harjoituksessa käytettiin apuna erilaisia kuvakortteja, joita voi ottaa esimerkiksi Dixit-pelistä. Tiimiläiset valitsevat joko yhden tai kaksi korttia, joka esittää jollain tavalla a) mitä odotan tältä projektilta ja b) mitkä ovat huoleni tai pelkoni tähän projektiin liittyen.
Näillä tehtävillä ryhmä alkaa orientoitua siihen, mikä on kenenkin motivaatio ja syy olla mukana ja toisaalta missä piilevät potentiaaliset sudenkuopat projektin etenemistä ajatellen. Kortit auttavat keskustelussa alkuun ja tuovat matalan kynnyksen tavan ottaa puheeksi vaikeitakin asioita.
Tiimisopimus on suorituskykyisen, onnellisen ja menestyvän tiimin edellytys
Kun tutustuminen oli hyvässä vauhdissa, tiimejä ohjattiin laatimaan tiimisopimus. Tiimisopimus on kirjallinen dokumentti, joka auttaa yksilöitä työskentelemään tiiminä. Se sisältää yhdessä määritellyt säännöt, joihin jokainen tiiminjäsen sitoutuu ja jotka velvoittavat toimimaan tietyllä tavalla. Tärkeää on, että jokainen tiimin jäsen osallistuu sopimuksen tekoon ja tulee siinä kuulluksi.
Tiimisopimus lisää luottamusta ja minimoi kitkaa, erimielisyyksiä ja konflikteja tiimin jäsenten välillä, kun jokainen tietää, mitä päivittäiseltä työltä odotetaan. Tiimisopimus kannattaa pitää helposti saatavilla, jotta siihen voidaan palata, mikäli tiimissä ilmenee haasteita, ongelmia tai vaikeuksia – ja sitä on tärkeä päivittää tarvittaessa projektin aikana. Kuka tahansa voi ehdottaa tiimisopimukseen lisäyksiä tai muutoksia. Myös päivitykset tulee koko tiimin hyväksyä.
Pelitiimeissä, joissa tiimisopimus oli jäänyt syystä tai toisesta tekemättä tai siihen oli suhtauduttu välinpitämättömästi ja sen laatiminen oli jäänyt parin tiimin jäsenen vastuulle, ilmeni sitoutumisen puutetta ja kommunikaatio-ongelmia:
”Kertaakaan ei ole ollut koko tiimi paikalla.”
”Välillä on tosi vähän sakkia paikalla.”
”Jengiä ei huvita.”
”Kaikki tulee ja menee miten sattuu.”
”Kommunikaatio tökkii.”
Jotta vältetään tiimityön pahimmat pullonkaulat, yhteinen näkemys kannattaa siis muodostaa ainakin näistä asioista:
- Projektin ja tiimin tavoitteet
- Vastuunjako ja roolit
- Yhteinen ja itsenäinen työskentelyaika
- Viestintä
- Käytettävät työkalut
- Kokouksiin ja palavereihin osallistuminen ja niissä käyttäytyminen
- Sairastumisten ja muiden poissaolojen ilmoittaminen
- Miten toimitaan ongelmien ilmaantuessa?
Parhaimmillaan tiimisopimus tukee tiimin muotoutumista psykologisesti turvalliseksi työympäristöksi, jossa ihmiset voivat hyvin, viihtyvät ja oppivat virheistään. Googlen vuonna 2016 teettämän tutkimuksen tulosten mukaan psykologinen turvallisuuden tunne on tärkeintä tiimin menestymisen kannalta: Jokainen uskaltaa olla oma itsensä ja tuoda esille omat ajatuksensa ja ideansa ilman pelkoa narunalaiseksi joutumisesta. Psykologisesti turvallisissa tiimeissä jaetaan tietoa avoimesti ja ylipäänsä viestitään keskimääräistä enemmän.
Viestinnän infrastruktuuri tuo järjestystä kaaokseen
Viestintä on ollut jokaisessa pelitiimissä – kuten se on kauttaaltaan työelämässäkin – aina vähän retuperällä. Kun kurssin puolessa välin tiimien kuulumisia kyseltiin, joka tiimillä oli jonkinlaisia viestintäongelmia. Joko viesteihin ei vastattu, paikalle ei tultu tai sovittuja kanavia ei käytetty.
Tällaisia tilanteita pyrittiin ennaltaehkäisemään sopimalla yhteisestä viestintäinfrasta. Kun kyseessä on monelle ensimmäinen isompi projekti, saattaa erilaisten työkalujen ja kanavien määrä äkkiseltään hämmentää tai jopa ahdistaa. Mitä isommaksi projektitiimi kasvaa, sitä tärkeämpää kuitenkin on, että infra on kunnossa ja pelisäännöt selvät.
Millainen viestijä olen?
Aluksi tiimin olisi hyvä keskustella keskenään, millaisia viestijöitä tiimiläiset ovat. Viestintäinfraa koskeva työpaja aloitettiin siksi tuttuun tapaan pienellä itsereflektiolla:
- Millainen olen viestijänä?
- Milloin ja missä viestin parhaiten?
- Millainen viestintä tekee olosi epämukavaksi?
- Millaisia viestintäkanavia ja -tyylejä haluaisit tiimin käyttävän?
- Miten vastaanotat huonoja uutisia ja kritiikkiä?
Tutustuminen tiimiläisten viestintäyyleihin ja -taipumuksiin silottaa tietä tulevilta erimielisyyksiltä. Mitä erilaisempia jäseniä tiimissä on, sitä parempi on yleensä projektityön lopputulos, mutta sitä parempia viestintätaitoja tiimityö vaatii jokaiselta tiimin jäseneltä.
Mitä viestintäkanavia tarvitaan?
Koko tiimin täytyisi sopia yhdessä, mitä kanavia viestintään käytetään. Tyypillisesti peliprojektissa tarvitaan tämänkaltainen kokonaisuus:
- Pikaviestintä ja online-keskustelu – esimerkiksi
Discord, Slack tai Teams
- Sähköposti vain yksityisiä asioita varten
- Online-palaverit – Skype, Hangouts, Zoom
- Projektidokumenttien ja assettien hallinta – Drive, Dropbox
- Projektityön hallinta – Trello, HacknPlan, Excel (Gantt)
- Oman työlistan hallinta – Todoist, Trello
Usea projektitiimi käytti viestintään myös WhatsAppia, joka korvasi pitkälti Discordin käyttöä. WhatsAppin heikkous on se, että sisältö hautautuu nopeasti, viestintää ei voi kanavoittaa eikä ketjuttaa. Jos se kuitenkin toimii tiimille parhaiten, se on ihan hyvä vaihtoehto. Tärkeintä on löytää ja valita kanavat, joihin kaikki sitoutuvat.
Miten usein ja mitä viestitään?
Kanavien valinta ei vielä riitä, sillä muuten ne kumisevat tyhjyyttään tai niitä käytetään sekavasti. Jos on vain sanottu, että ”joku tekee” tai että ”tehdään”, mitään ei lopulta tule tehdyksi. Siksi tiimin tulisi vielä yhdessä määritellä, kuka tekee ja milloin tehdään.
- Kuinka paljon/usein tiimin tulisi jutella keskenään?
- Missä ja milloin meidän tapaamme (dailyt, weeklyt, monthlyt, retrot)?
- Mitä raportoimme toisillemme, kuinka usein ja
missä?
- Tämä on ensimmäinen ja paras arvaus, arkitodellisuus usein iteroi vastausta projektin kuluessa.
- Olenko valmis olemaan avoin ja rehellinen viestinnässäni? Mitä teemme, jos joku tiimin jäsen ei ole?
- Kenen vastuulla on pitää huolta, että kaikki ovat perillä tärkeistä asioista? Ja mitä nuo tärkeät asiat meidän projektissamme ovat?
Vastuualueiden ja aikataulujen määrittely on aina aluksi jonkinlainen arvaus ja sitä kehitetään projektin kuluessa. Ongelmaksi saattaa nousta se, jos tilannetta ei välillä tarkastella ja ilmenneitä ongelmia ei nosteta rehellisesti ja suoraan yhteiseen keskusteluun.
Toisaalta tiimit eivät aina välttämättä tunnista ajoissa, että nyt asiat eivät etene sovitulla tavalla. Siksi on tarpeen tehdä projektisuunnitelma.
Projektisuunnitelma helpottaa projektin hallintaa
Jokaisessa peliprojektissa ilmenee jotain odottamatonta, mutta huolellisesti laadittu projektisuunnitelma helpottaa projektin etenemisen seurantaa ja edistymisen tunnistamista. Se auttaa pysymään aikataulussa ja varmistamaan, että työt jakautuvat tasaisesti ja kunkin osaamisalueeseen pohjautuen. Toimivia projektisuunnitelmapohjia löytyy helposti googlettamalla, ja esimerkiksi Mikko Mäntynevan Hallittu projekti – Jäntevästä suunnittelusta menestykselliseen toteutukseen –kirjasta muokatun tarkistuslistan avulla voi varmistua siitä, että projektisuunnitelma sisältää oleellisimmat kohdat:
- Projektin sisältö, laajuus ja tavoitteet
- Projektiorganisaatio, henkilöresurssit ja sidosryhmät
- Tuotokset ja niistä johdetut tehtäväkokonaisuudet ja tehtävät vastuuhenkilöineen
- Aikataulutus, etapit ja tarkistuspisteet
- Hankinnat ja budjetti
- Riskienhallinta
- Viestintä ja raportointi
Gantt-kaavion tai vastaavan työkalun selkeän visualisoinnin avulla voidaan kätevästi seurata eri vaiheiden kestoa ja päällekkäisyyksiä. Projektisuunnitelmaa tulee päivittää pelikehityksen edetessä vastaamaan kulloistakin tilannetta.
Definition of done – eli valmiin määrittely
Viimeisenä tiimityön työkaluna haluamme nostaa esiin valmiin määrittelyn eli Definition of Done -workshopin. Jos tiimillä ei ole alusta saakka selkeänä mielessä se, miltä valmis ja hyvä näyttää, havahdutaan puolessa välin siihen, että tiimiläiset ovat tavoitelleet eri maaleja.
Projektitiimeissä oli käytetty esimerkiksi liikaa aikaa tiettyyn hahmoon tai elementtiin, kun kokonaisuuden kannalta tärkeämpää olisi ollut saada vähemmällä granulariteetilla valmiiksi enemmän asioita. Toisinaan game leadilla oli merkittävästi kunnianhimoisempi näkemys valmiista lopputuloksesta kuin osalla tiimiläisistä, mikä johtaa ristiriitoihin projektin kuluessa.
Lisäksi lähestulkoon jokainen tiimi lähtee aina tavoittelemaan aluksi isompaa kokonaisuutta, kuin mihin aika antaa periksi. Siksi DoD täytyy tarkistaa puolessa välin ja muuttaa projektin scopea eli laajuutta sen mukaan, mikä on realistista. Jostain on kuitenkin aloitettava ja siksi DoD kannattaakin määritellä aika pian projektin alun jälkeen.
DoD-workshop
DoDin määrittelyssä lähdetään liikkeelle siitä, mitä kukakin sillä hetkellä ajattelee valmiin pelidemon sisältävän.
1. Mikä on sinun käsityksesi valmiista, eli miltä pelidemo näyttää, kun se esitellään joulukuussa?
2. Mitä demoon kuuluu?
On tärkeää saada kaikkien tiimiläisten näkemykset, koska muuten tuottaja ei saa vahvaa ymmärrystä siitä, mikä on kenenkin mielestä realistista. Jos valmiin määritelmä sanellaan, kaikki eivät sitoudu sen toteuttamiseen.
Kun jokainen on saanut kertoa oman näkemyksensä, yhdessä keskustellen määritellään yhteinen DoD. Sen olisi hyvä olla mahdollisimman spesifi: montako tasoa, montako hahmoa, montako kenttää, montako tehtävää, montako sivua käsikirjoitusta, montako minuuttia taustamusiikkia, kuinka laaja alue, montako asetta, montako keräilyesinettä ja niin edelleen.
DoDin avulla on myös mahdollista tehdä projektisuunnitelman aikatauluosio. Eli kun tiedetään, mitä pitää olla valmiina lopussa, työskennellään aikataulussa taaksepäin. Mitä pitää olla valmiina joka kuukausi? Mitä pitää olla valmiina joka viikko? Mitä pitää olla valmiina ensin, jotta seuraava pääsee tekemään omaa työtään? Miten pidetään huolta, että mahdollisimman harva istuu tyhjän panttina?
Kun nämä on määritelty, jokaisella tiimin jäsenellä pitäisi olla selkeä käsitys, mitä häneltä kulloinkin odotetaan. DoD täytyy kuitenkin tarkistaa aika ajoin, sillä olemme aluksi optimistisia ja elämä tulee aina väliin omien yllätystensä kanssa.
Onnea ja kärsivällisyyttä matkaan!
Näillä viidellä vaiheella projektitiimi saa vahvan pohjan työlle. Kuitenkin aluksi, kun olisi kauheasti intoa vain tarttua toimeen, monen alkua hidastavan vaiheen läpikäynti saattaa tuntua tiimiläisistä turhauttavalta tai jopa turhalta. Siksi niiden arvon viestiminen on tärkeä osa tuottajan tehtävää.
Vaiheet tehdään siksi että:
- Näemme kaikki missä olemme menossa ja mitä tavoittelemme.
- Tiedämme, olemmeko aikataulussa ja onko suunnitelmamme realistinen.
- Tiedämme, mistä kaikki tieto löytyy ja mistä saan apua.
- Kukaan ei jää yksin projektin kuluessa.
- Tiimityö on sujuvaa ja osaamme viestiä jokaiselle sopivalla tavalla.
- Meillä on yhteiset pelisäännöt ja mahdollisuus ottaa puheeksi vaikeitakin asioita ajoissa.
- Olemme sitoutuneita projektiin ja välitämme tiimikavereistamme.
- Haluamme yhdessä onnistua ja saada aikaan upean lopputuloksen.
Onnistuneessa projektissa on kolme elementtiä: toimiva tiimit, toimivat projektityökalut ja innostuneet yksilöt. Alkuinnostus muuttuu sujuvaksi arjeksi, kun heti alussa laitetaan yhteiset asiat kuntoon. Tuottajana sinulla on mahdollisuus saada se tapahtumaan.