CRGP 2019: Etätyöskentely = vapaus?

Read this in English

Laurean liiketalouden opiskelijat asettuivat pelinkehitystiimeissä tuottajan rooliin Capital Region Game Projectissa syksyllä 2019. Tuttavallisemmin CRGP toteutetaan jo toista kertaa yhteiskurssina Metropolian, Haaga-Helian, Laurean, Stadin ammattiopiston sekä Amiedun kanssa. Blogien kirjoittajat Annamaija, Heikki, Henni ja Lauri kertovat syksyn aikana kertyneistä kokemuksistaan toimiessaan tuottajana.

Kirjoittaja: Annamaija

Lumi yllätti autoilijat! Hurrikaanin rippeet rantautuvat Suomeen! Vaihdevika peruu aamun junia usean tunnin ajan! Uneton yö, ja flunssakin painaa päälle!

Toisinaan ei todellakaan huvittaisi astua ulko-ovesta ulos aamuisin, koska ”elämä on”. Mitä jos kotiin jääminen hyvällä omallatunnolla olisikin valittavissa? Valtaosa etätyöskentelyn mahdollistavista töistä tehdään tietokoneilla, jolloin työpisteenä voi olla niin oma kotisohva, hotellin parveke Teneriffalla tai esimerkiksi tunturimaja Lapissa. Kukaan ei pomottaisi, hengittäisi niskaan ja yrittäisi jatkuvasti mikromanageroida tekemisiä. Sumpitkin voisi keittää milloin huvittaa.

Ei pelkästään päätoimista työtä, mutta myös sivutuloja voi tienata tekemällä esimerkiksi seuraavan kaltaisia töitä: verkkosivujen suunnittelu, hakukoneoptimointi, bloggaus, videoiden editointi, kirjanpito, mainonnan ja graafisen ilmeen suunnittelu tai ns. ”tubettaminen”. (1) Eikä suinkaan unohdeta pelinkehitystiimejä, joissa tänäkin päivänä toimii lukuisia jäseniä toisiaan tapaamatta pitkiäkin aikoja myös syystä, että ”elämä on” ja ”kiirettä pitelee”.

Pitkät työmatkat ajallisesti ja määrällisesti, sekä ruuhkat voivat aiheuttaa ylimääräistä stressiä. Voidaan ajatella, että työmatkojen vähentäminen on puhtaasti ekoteko myös työmatkamatkustamiseen liittyvien päästöjen vähenemistä ajatellen. (2)

Kuulostaa helpolta ja vaivattomalta. Ei muuta kun sähköpostia pomolle ja etätyötä ehdottamaan!

Tuottajan tai tiiminvetäjän saappaissa

Syksy saapuu ja päivät lyhenevät. Pelinkehitysprojektin aloituksen jälkeinen kuherruskuukausi on päättynyt. Flunssakausi on kaatanut tiimiläisiä vuoteen pohjalle yksi toisensa jälkeen ja töitäkin pitäisi ehtiä tehdä elantonsa eteen. Päivistä ja projektista alkaa loppua tunnit, joten mikä voisi olla edes osittain avuksi?

Ajatus etätyöskentelystä kuulostaa yksinkertaiselta ja helposti toteutettavalta. On tutkittu, että etätyö ja joustavat työskentelyn mahdollisuudet edistävät työskentelyn tyytyväisyyttä ja sitouttavat jopa 60% paremmin verrattuna niihin, joissa vaihtoehtoa ei ole. (3) Entä jos tiimissä sovittaisiinkin, että saa halutessaan työskennellä etänä? Kaipaako joku minua (tuottajaa)? Täytyykö päivystää puhelimen ja sähköpostin äärellä koko päivän ajan? Mistä minä tiedän mitä kukin etänä ajallansa tekee? Ovat tiimiläiset sitten yhdessä tai erillään, etänä tai läsnä, ihmisten johtamiselle tulee aina löytää aikaa.

”Luottamus pitää ansaita”

Väärin. Jokaisen tiimin jäsenen tulee olla lähtökohtaisesti luottamuksen arvoinen. Esimerkiksi Microsoft Oy on toiminut vuodesta 2011 lähtien vahvana etätyön puolestapuhujana. Heidän pitkään käyttämänsä termi etätyölle tai joustotyölle on ”läsnätyö”, joka käsittää henkisen läsnäolon vaatimuksen työnteolle.

Etätyöskentelyn tulee siis perustua luottamukselle. Vaikka luottamus on olemassa, sen voi myös menettää. Oikeus etätyöhön voidaan työelämässä kieltää työnjohto-oikeuden puitteissa, jos sovittuja pelisääntöjä ei noudateta. Tietenkin myös ihan fyysisesti työpaikalla työtä tekevät heppulit toisinaan saattavat ja voivat tehdä töitä rennommalla kädellä. Työtä voi olla myös tekemättä, kun valvovat silmät eivät näe – mikään ei ole täysin mustavalkoista.

Etätyön mahdollistaminen

Tiimisopimus

Tiimityötä aloittaessa on tärkeää laatia tiimisopimus, joka ohjaa tiimityöskentelyn toimintaa niin arjessa kuin poikkeustilanteissakin. Se sisältää pelisäännöt työajoille, työtavoille, viestinnälle, poissaoloille sekä riitatilanteiden ratkaisulle. Voidaan sopia, milloin tulee olla tavoitettavissa, mitä viestintävälineitä käytetään ja kuka vastaa millekin taholle suuntautuvasta viestinnästä ja kuinka kannustetaan ja motivoidaan omia tiimiläisiä.

Viestinnän pelisääntöjä kirjattaessa voi teoriassa miettiä, mikä tieto on merkityksellistä ja kuka tarvitsee mitäkin tietoa, jotta vältytään turhalta informaatiotulvalta. Tiimisopimus kannattaa laatia yhdessä keskustellen, sillä jos jokainen vain kirjaa omat visionsa ylös, kukin voi ajan mittaan tulkita ehtoja haluamallaan tavalla. Lopulta maaperä voi olla turhankin otollinen turhanpäiväisille konflikteille. Ymmärrys ja yhteisymmärrys on erittäin tärkeää sopimuksen tekohetkellä – kuten aina sopimuksia laadittaessa.

Yhteiset palaverit edistävät tiimin yhteistyötä. Palaverit dokumentoidaan, eli kirjataan käsitellyt asiat ymmärrettävästi ja selkeästi muistiin. Muistiot kannattaa tallettaa kaikkien saataville, jotta niihin voidaan tarvittaessa palata ja voidaan tarkistaa sovittuja asioita. Peliin liittyviä ideoita olen huomannut lentelevän päivästä toiseen ja pitkin päivää, joten aina kannattaa olla jollakulla tiimistä korvat erityisen höröllä ja pistää vaikkapa avainsanoja ylös, esim. poimia asioita tehtävälistalle tai lisätä pelin toteutuksen toivelistalle. Aina ei tarvitse aloittaa ideointia ja pähkäilyä alusta.

Videopalaverit ja kokoukset

Säännölliset, lyhyet palaverit edesauttavat virtuaalitiimiläisten ideoiden huomioon ottamisen. Palaverit ovat tärkeitä tiedon jakamisen sekä tiimin yhtenäisyyden edistämisen kannalta. Palaverikäytäntöjen yhteistä linjaa laadittaessa ylös voi miettiä esimerkiksi seuraavia asioita:

• Videoyhteys? Pidetäänkö videokuva päällä vai sallitaanko vain äänellä palaveriin osallistuminen? Kehonkielen lukeminen ja ilmeiden näkeminen on joillekin tärkeä osa kommunikaatiota.
• Kuinka usein palavereita pidetään ja minkä mittaisia ne ovat?

Päivittäin 5-15 min? Tunti viikossa? Harvemmin pidettävä palaveri 2 tuntia tai enemmän? Tauot?

• Pyritäänkö pitää myös kasvotusten pidettäviä palavereja?

Kuinka usein? Mikä tuntuu luonnolliselta?

• Päivittäin, viikoittain ja kuukausittain pidettävät palaverit: kokousten vakioagendat ja tavoitteet?

Haasteet? Eteneminen? Varattua aikaa tiimin yhteiselle ”kahvikuppikeskustelulle”?

• Vastuut palaverin aikana?

Kuka vetää palaverin läpi ja pitää aikataulusta kiinni? Kuka kirjaa ylös ja dokumentoi käsitellyt asiat?

• Palaverien rauhoittaminen?

Kännyköiden käyttö? Voiko olla tavoitettavissa? Täytyykö olla rauhallinen, häiriötön tila palaverille vai voiko välillä poistua tarvittaessa?

• Kokouksen eteneminen loogisesti?

Kokouksen suunnittelu ennalta ja vakiorunko käsiteltäville asioille?

• Havainnollistamismateriaalit ja ennakkoon valmistellut esitykset?

Esimerkiksi esitysdiojen ja muun materiaalin toimivuus valittujen viestintävälineiden kautta on hyvä testata ja varmistaa etukäteen.

• Jokaiselle palaveriin osallistuvalle mahdollisuus päästä ääneen?

Puheenvuorojen tasapuolinen jako. Hiljaisemmille tiimin jäsenille mahdollisuus vastata käsiteltäviin asioihin esim. sähköisesti ennakkoon?

Ketterät projektinhallintamenetelmät: Scrum-palaverit

Päivittäisissä lyhyissä scrum-minipalavereissa voidaan vähimmillään käsitellä jokaisen tiimiläisen havaitsemat ja kokemat ongelmat sekä eritoten hidasteet työn etenemiselle. Jokaisen tulee sitoutua olemaan linjoilla ja osallistua sovitusti palaverien ajan, tai välittää ennalta omat terveisensä palaveriin saakka käsiteltäväksi, jos ei pääse osallistumaan. Scrum-palaverit mahdollistavat nopean reagoinnin ja mahdollisen työtehtävien uudelleenjärjestelyt poikkeustilanteisiin ja työn etenemisessä ilmeneviin haasteisiin. (4) Viikoittaisissa palavereissa käsitellään hieman laajemmalla skaalalla, mitä kukin on saanut aikaiseksi edellisellä viikolla ja mitä seuraavalle viikolle on suunniteltu. Ongelmatilanteet kannattaa käydä ryhmässä läpi ketään sormella osoittamatta, jotta haasteista voidaan ottaa opiksi ja ongelma ei välttämättä ainakaan samanlaisena uusiudu. Tekevälle sattuu ja virheistä oppii.

Projektin etenemisen havainnollistaminen

Jos tiimiläiset pystyvät sitoutumaan yhteisien projektinhallintatyökalujen käyttöön, kuten esimerkiksi Trello, HacknPlan, jokainen pystyy seuraamaan työn edistymistä parhaimmassa tapauksessa reaaliaikaisesti. Perinteinen Gantt-kaavio havainnollistaa myös yhdellä silmäyksellä suunnitellun työhön kuuluvan ajan. Projektissa tarvittavat tiedot on oltava saatavilla kellonajasta riippumatta tietoa tarvitseville. Esimerkiksi mobiilisovellukset helpottavat monesti tietoon käsiksi pääsemistä, jos tietokonetta ei ole käytettävissä. Työtehtävien fyysinen visualisointi onnistuu myös hienosti Kanban-menetelmällä, post-it-lappuja käytämällä.

Haluan nostaa esille omalle kohdalleni tulleet projektityöskentelyn viestintä- ja hallintasovellukset ja niiden tärkeimmät ominaisuudet, sillä jokaisessa projektissa tiimit ovat valinneet eri välineet työskentelyn tueksi:

Minustako etätyöläinen?

Mielikuva etätyöskentelystä on ennen asiaan perehtymistäni vaikuttanut itselleni hyvinkin yksinkertaiselta asialta. Todellisuudessa pehmeät taidot, kuten esimerkiksi hyvä itsekuri, kyky oppia uutta ja motivoida itseään, vuorovaikutustaidot ja itseohjautuvuus ovat avainasemassa. Kyseiset ominaisuudet mahdollistavat tekemään töitä itsenäisesti, ja jopa suunnittelemaan omat työtehtävät sekä aikataulut. Kaikki eivät valitettavasti ole siinä onnellisessa asemassa, että voisivat tehdä unelmatyötään, joten puiseviakin työtehtäviä osuu kohdalle aina toisinaan. Tietotaito, kokemuksen määrä ja se mihin on tottunut, voi osin määrittää sen, minkä verran pystyy ottamaan vastuuta itsestään ja omasta työpotistaan.

Ennen kuin aloitin Hyvinkään Laureassa ammattikorkeakouluopinnot, olin elänyt jokseenkin onnellisessa elämän kuplassa. En ollut oivaltanut, kuinka lähestulkoon kaikkeen tekemiseen liittyy jonkin tasoinen oikeudellinen sääntely, vaikka tiesinkin asuvani sääntö-Suomessa.

Tänä aamuna esimerkiksi kävelin juna-asemalle ja pysähdyin liikennevaloihin, kuten liikennesääntöjen mukaisesti kuuluukin. Nuoret lapset kirmasivat innoissaan kohti koulua suorittamaan oppivelvollisuuttaan, ja mielessäni käväisi oma työpaikkani, josta olen tällä hetkellä työnantajani myöntämällä opintovapaalla. Ennen junaan nousemista tein eräänlaisen sopimuksen, eli ostin junalipun, joka oikeutti minut matkustamaan paikasta A paikkaan B. Koulupäivän aikana kävin läheisessä lounaspaikassa syömässä, ja katselin, kuinka myös ahkerat työläiset valuivat työpaikoiltaan todennäköisesti työehtosopimuksiensa mukaisille ansaitsemillensa lounastauoille. Lounaspaikan TV:ssä näkyi uutiset, joissa sopivasti edusti muutama meidän tavallisten kansalaisten valitsema lainsäätäjä, eli kansanedustaja.

”Tee vaan huominen töitä kotona, nähdään ylihuomenna!”

Työelämässä työnantaja ei pääsekään niin vähällä. Vaikka etätyöstä ei olekaan lain mukaan pakko laatia sopimusta, se on silti vahvasti suositeltavaa. Työnantajan tulee järjestää työntekijälle työhön sopivat välineet, tai todetaan, ovatko työntekijän omat laitteet ja ohjelmistot lisensseineen riittävät etätyöskentelyä varten. Tarvitaan etäyhteys työnantajan verkkopalvelimelle sekä toimivat tietoliikenneyhteydet, riittävä tietoturva ja usein sovitaan myös mihin työnantajan tietokonetta saa tai ei saa käyttää. Myös riittävä ergonomia, työterveyspalvelut ja muut turvalliseen työskentelyyn liittyvät seikat on otettava huomioon. (2)

Työnantajan velvollisuuksiin kuuluu lakien ja määräysten noudattaminen, vaikka työntekijä ei olisikaan läsnä. Työnantajalla on oikeus ja velvollisuus seurata työn tekemistä ja mitata työstä suoriutumista, sekä täytyy reagoida havaittuihin poikkeamiin. Jos työajanseuranta toteutetaan esimerkiksi teknisin välinein, noudatetaan työaikalakia. Esimerkiksi viikoittainen yhtäjaksoinen 35 tunnin lepoaika täytyy toteutua. Työntekijää tulee kuitenkin kunnioittaa, eikä tekemisiä saa seurata tarpeettomasti.

Etätyöhön liittyviä lakeja ovat mm.

• Työaikalaki, Finlex.fi
• Työsopimuslaki, Finlex.fi
• Työturvallisuuslaki, Finlex.fi
• Laki yhteistoiminnasta yrityksissä, Finlex.fi
• Näyttöpäätedirektiivi, Finlex.fi
• Laki yksityisyyden suojasta työelämässä, Finlex.fi

Ulla Vilkman esittää kirjassaan Etäjohtaminen(3) havainnon Työterveyslaitoksen työympäristötutkimuksen tuloksista, että etätyössä on erittäin hankalaa mitata yksilön työtulosta. Yksilön suorituksiin fokusoituminen voi johtaa kilpailuasetelmaan, toisten tekemisten kyttäämiseen ja jopa kateuteen.

Olisitko valmis siihen, että vain ryhmän tekemää tulosta mitattaisiin?

Lähteet:

Valtaosa blogitekstistä pohjautuu Ulla Vilkmanin teokseen nimeltään Etäjohtaminen – Tulosta joustavalla työllä. Kirjoituksen muut tiedonlähteet ovat merkitty numeroin:

• Työntulevaisuus.fi -verkkosivu Viitattu 1.11.2019
• Pekkola, J. & Uskelin, L. Etätyöopas työnantajille, PDF-julkaisu Motiva.fi -verkkosivulla. Viitattu 1.11.2019
• Vilkman, U. Etäjohtaminen – Tulosta joustavalla työllä. 2016. Alma Talent Oy ja Ulla Vilkman. Viitattu 1.11.2019.
• Projektinhallinta.info -verkkosivu.