Read this in English
Laurean liiketalouden opiskelijat asettuivat pelinkehitystiimeissä tuottajan rooliin Capital Region Game Projectissa syksyllä 2019. Tuttavallisemmin CRGP toteutetaan jo toista kertaa yhteiskurssina Metropolian, Haaga-Helian, Laurean, Stadin ammattiopiston sekä Amiedun kanssa. Blogien kirjoittajat Annamaija, Heikki, Henni ja Lauri kertovat syksyn aikana kertyneistä kokemuksistaan toimiessaan tuottajana pelitiimissä.
Kirjoittaja: Lauri
Tiimityöhön tarvittavia, erilaisia valmiita ohjelmia on jokaisessa työpaikassa ja koulussa käytössä vähintäänkin tarpeeksi. Välillä tuntuu erilaisten aikataulutus- ja muiden ohjaamisohjelmien käyttöön kuluvan niin paljon aikaa, että itse projektin tekeminen jää toissijaiseksi. Huomaan kysyväni itseltäni usein, voiko eri sovelluksia ja menetelmiä olla jo liikaa?
Omasta mielestäni todellakin voi. Eri sovelluksia ja menetelmiä käytetään usein vielä ristiin, esimerkiksi toisen sovelluksen tiedostoon jaetaan linkki toisessa sovelluksessa. Yksittäisinä nämä eivät varmastikaan ole ongelma, mutta kun huomaat, että et ole enää varma reitistä mitä pitkin kyseiseen tiedostoon pääsi, sinulla on käytössäsi liian monta menetelmää saman asian hallintaan.
Menetelmiä ja sovelluksia voi olla useampiakin käytössä samassa projektissa. Useiden samanaikainen käyttö vaatii paljon käyttäjiltään. Laajoissa projekteissa, joissa ihmiset tekevät täysin eri asioita, voi olla jopa viisasta ottaa jokaiselle aihealueelle oma hallintatyökalunsa, mikäli yhtä ja samaa ei pysty yhtä tehokkaasti käyttämään kaikissa projektin osa-alueissa. Mikäli tämmöiseen ratkaisuun päädytään, täytyy tuottajan tai muun valvovan tahon olla huomattavasti aktiivisempi seuratessaan työn edistymistä, sekä tiimin yhteistä viestintää.
Ensisijaisen tärkeää on käyttää myös jotain pikaviestintä, jotta aina kun omaan sovellukseen lisää jotain, siitä voi ilmoittaa myös muille. Täten kaikki pysyvät paremmin kärryillä asioiden edistymisestä, eikä pelkästään tuottaja ja game lead.
Kuinka luovia ratkaisuja tarvitsee tehdä valitessaan omaan tiimin sopivaa/sopivia viestimenetelmiä?
Tiimin kanssa työskennellessä kaikista tärkeintä on tietenkin puhuminen. Kokoonnutaan tiimin kesken ja sovitaan yhteisistä säännöistä viestimenetelmien käytössä, sekä käytettävät menetelmät. Tässä vaiheessa on tärkeää huomioida kaikkien jäsenien mielipiteet. Mikäli edes yksi jäsenistä näkee useamman menetelmän vaikeaksi, kannattaa miettiä löytyisikö yksi kaikille sopiva menetelmä, vai jaetaanko tiimi osiin.
Yhdenkin tiiminjäsenen sitoutumattomuus menetelmien käyttöön rikkoo helposti koko tiimin keskeisen viestimisen, ei vain käyttämättömässä menetelmässä, vaan myös muissa kanavissa. Ihmiset usein ajattelevat, että mikäli kaveri vieressä ei tee asioita tietyllä tavalla, ei minunkaan tarvitse. Kyseinen ajattelutapa leviää helposti koko tiimiin ja ajattelutavasta on todella vaikea yrittää päästä pois ja takaisin normaalitilaan.
Onneksi nykyään jokaisella on käytössään usein useampikin viestimiskanava, joita pystytään hyödyntämään monenlaiseen tarpeeseen. Oli kyse sitten koulun tai työelämän projekteista, tai ihan vain kavereiden kesken sovittavista asioista ja chattailusta, kaikelle on oma kanavansa. Tästä syystä jokaisella on kanava, jota käyttää aktiivisesti. Silloin on helpointa yrittää porukassa löytää kanava, mitä suurin osa käyttää aktiivisesti ja yrittää saada kaikki tiimin jäsenet saman viestimen ääreen.
Lähtökohtaisesti eri viestintäsovellukset ovat kuitenkin erittäin yksinkertaisia. Niihin ei tarvitse nähdä hirveästi vaivaa oppiakseen käyttämään niitä tehokkaasti. Useimpia viestimiä pystyy nykyään käyttämään niin tietokoneella kuin mobiililaitteillakin. Monikäyttöisyys tietenkin auttaa asioiden sopimisessa, koska kiireisimmätkin osapuolet pystyvät osallistumaan keskusteluun vaikka puhelimen välityksellä, näin saamme yhteyden kaikkiin mahdollisimman nopeasti.
Ajankäytön suunnittelu, mitä sillä? Onhan tässä vielä aikaa…
Kuulostaako tutulta? Useat meistä lykkäävät tehtävät usein viimetippaan. Syitä on varmasti monia, kuten muut päälle painavat tehtävät ja priorisointi, laiskuus, palkkatyöt, parisuhde… Jokaisella on oma syynsä olla tekemättä tiettyjä asioita, siksi on tärkeää hallita omaa ajankäyttöään, siinä missä muutakin elämäänsä.
Erilaiset sovellukset ja ajanhallintamenetelmät ovat monilla nykyään käytössä arkielämässä. Suurin syy tähän varmasti on niiden helppokäyttöisyys ja muistutukset, jotka usein motivoivat ihmistä lopulta tekemään asian. Eihän meistä kukaan halua kuulla samasta asiasta moneen kertaan muistutuksia, mieluummin hoidamme tehtävän pois alta, joka taas tuottaa hyvän mielen.
Ajanhallinta on taito mitä voimme itse opetella. Jotkut meistä oppivat sen kantapään kautta, toiset harjoittelevat ajanhallintaa tietoisesti. Joillain voi jopa olla niin hyvä tilanne, että ei tarvitse ikinä hallita omaa ajankäyttöään kummoisesti, se on kuitenkin aika pieni osa meistä. Ajankäytössä tärkeää on saada tärkeät asiat tehtyä, kuin myös oleskelulle ja ”akkujen latailulle”. Jokaisella meistä on oma tapansa tehdä asioita ja hallita aikaa, siedämme myös eri määrän painetta. Jotkut tarvitsevat enemmän aikaa oleskelulle, kuin toiset.
Ajanhallinnan taitoa on tärkeä opetella varsinkin silloin kun tuntuu että ei jää aikaa tarpeeksi oleilulle pakollisten tehtävien välissä. Jos sinusta tuntuu, että suoritat vain erilasia pakollisia tehtäviä ja nukut, tässä on muutama hyvä vinkki ajanhallinnan harjoittelun aloittamiseksi.
- Tutki mihin aikasi kuluu, esimerkiksi kirjoittamalla muutaman päivän ajan ylös kaiken tekemisesi ja siihen kuluvan ajan.
- Hyödynnä kalenteria ja erilaisia sovelluksia, sekä menetelmiä ajankäyttösi suunnittelussa.
- Laadi lista itsellesi tärkeistä asioista ja pidä huoli, että ne ovat asettamiesi tavoitteiden mukaisia.
- Mieti uusia asioita aloittaessasi mihin olet ryhtymässä, opettele myös sanomaan ei.
- Ajanhallinta tarvitsee todella paljon itsekuria, älä anna ärsykkeiden viedä huomiotasi muualle tehdessäsi tärkeitä asioita.
- Vaali myös omaa aikaa ja muista, että joka päivä ei tarvitse olla yhtä aikaansaava.
Syy miksi kirjoitan pelialaan liittyvässä blogissa ajanhallinnasta, on yksinkertaisesti se, että pelialan on yksi aloista missä takuuvarmasti tulee yllätyksiä matkan varrella. Asiat eivät etene samalla tahdilla kuin alun perin on suunniteltu ja toivottu asioiden etenevän.
Itsekin kuvittelin työelämässä jo olleena ja useaa työtä aiempien koulujeni ohella tehneenä olevani hyvä ajanhallinnassa. Tämän projektin jälkeen voin todeta, että kaikessa tulee raja vastaan. Itsellä raja tuli vastaan, kun olin osallisena projektissa, jossa käytännössä kaiken sai opetella alusta asti. Yksinkertaisiin asioihin huomasi menevän todella paljon aikaa, esimerkiksi kun kyselen tiimin jäseniltä tai selvitän kuinka kauan kestää koodata liikkuva hahmo peliin, tai entä sen varusteet/vaatteet… Toisena haasteena oli se, että olen tottunut työskentelemään, sekä opiskelemana yksin. Silloin riittää, kun kykenee omaan ajanhallintaansa.
Nyt työskenneltiin tiimissä. Pitikin osata hallita lähemmäs kymmenen hengen ryhmän ajankäyttöä. Kymmenen ihmisen sekaan mahtuu jo todella monta erilaista ajankäyttäjää. Jokaisella on oma tapansa käyttää aikaa. Huomasin erilaisten ajanhallinnan menetelmien ja sovellusten olevan oikeasti lähes tulkoon pakollisia, ainakin erittäin hyödyllisiä. Toki niidenkin käyttöön menee oma aikansa, mutta niiden avulla muistaa paljon paremmin tehtävänsä. Muistutukset motivoivat tekemään tehtävät pois alta.
Kuinka valita omalle tiimille sopiva projektinhallinnan menetelmä?
Projektinhallinnan menetelmä kannattaa tietenkin osittain valita siltä osin, mikä on itselle tuttu tai toimivaksi todettu, sekä helppokäyttöinen, mutta on myös olemassa muita kriteereitä, joita tulee miettiä menetelmää valittaessa, kuten
- Organisaation/projektin ydinarvot
- Projektin tärkeimmät bisnestavoitteet (mikäli sellaisia on)
- Projektin tärkeimmät rajoitteet, kuten aika, käytössä olevat resurssit, laatu tai raha.
- Sidosryhmät
- Riskit
- Monimutkaisuus
- Projektin koko
Jokainen sovellus tai menetelmä ei toimi kaikissa projekteissa. Osa menetelmistä on jopa suunniteltu toimimaan vain tietynlaisissa projekteissa, sovelluksista vielä suurempi osa. (2)
Oikean menetelmän valinta on tärkeää siksi, että yleensä yksittäisen tehtävän voi vain tehdä pois. Tuloksellinen, pidempijänteinen ja suunniteltu projekti onkin sitten eri asia. Aiemmin kirjoittaessani ajanhallinnasta mainitsin monta syytä miksi harjoitella ajanhallintaa. Samat syyt käyvät myös projektinhallintaan. Ihmisiä on monenlaisia projekteissa ja lähtökohtaisesti ihmisillä on ympärillään muutakin elämää, kuin kyseisen projektin tekeminen.
Projektinhallinnan suurimpia kysymyksiä heti alussa voisi olla seuraavat:
- Aloitetaanko työt heti, vai sovitaanko päivä jolloin aloitetaan? Tämä on tärkeää, kun mietitään menetelmää siksi, että kuinka kauan on aikaa valmistella projektia ennen sen aloittamista.
- Jaotellaanko projekti osiin, vai onko se yksi kokonaisuus? Syitä miksi projektit joskus jaotellaan voi olla vaikka useaa eri ammattitaitoa tarvitseva projekti, jolloin samaan projektiin kuuluu useampi projekti eri osaamisaloilta.
- Kuka hoitaa mitäkin? Ihmisille kannattaa jakaa omia vastuualueitaan, tällöin vastuuta on edes hiukan jaettu ja ihmiset haluavat hoitaa omat vastuualueensa usein paremmin.
- Riippuvatko jotkut tehtävät toisistaan? Projektipäällikön täytyy ottaa tämä asia huomioon suunnitellessaan aikataulua projektille, ei voida suunnitella toisen työstä riippuvaa työtä toiselle.
Tämä blogi on vain pintaraapaisu luovien ja ajanhallinnan keinojen. Blogista on voinut monelle jäädä päällimmäisenä mieleen mahdollisesti kysymyksiä erilaisista tavoista hallita projekteja sekä omaa ja tiimin aikaa. Nämä ovat asioita, joita jokaisen tulee itse pohtia, sekä valita itselleen sopivat keinot. Vaihtoehtoja kyllä löytyy ja niistä löytyy tietoa internetin ihmeellisestä maailmasta todella paljon.